Friday, June 29, 2012

2012-06-29 使用電郵需注意事項

過往我曾在電腦欄發佈關於“電郵上之宜和不宜”(Email Do and Don't) 和“回覆電郵需注意事項”等話題。現在想再次和大家重溫:

《發電郵保密考慮》
一般人在發電郵時都在”TO”欄上輸入收件人們的電郵郵址。這樣做法每個收信人都能看到你寄出時的所有人名單。最近很多專家建議,如果你想防範收件人們的郵址和隱私被公開,你可將名單改輸入”BCC”欄(”TO”欄留空),這樣所有的收件人(自己除外)是看不到你寄出的名單。”BCC”欄通常是在”TO”的附近,每個電郵平台應有此設定。BCC是英文Blind carbon copy的縮寫,作用是不顯示他人的郵址。
一般人在電郵上加附件(attachment)寄出,例如相片,工作檔案(files)等。當附件寄出後,附件會留在他人的電腦上。最近網路雲端科技發達,好多人只轉寄一個連線(link)讓收件人從雲端上看檔案(files)而已,檔案本身還留在網上,除非收件人刻意去下載。你也可以考慮在雲端檔案上加密,確保檔案得到不同程度的保護。
《宜Do
1. 定時看來電(保持與外界流水運作)
2. 重要文件先留記號Bookmark(確保後來不會忘記)
3. 按時回答郵件(尊重來電者和社交禮儀)
4. 用預存檔郵址發電郵(預先將郵址輸入電子電話簿)
5. 每電郵最好只談一話題(清楚劃分話題避免混熬)
6. 用簡短清瀝字句
7. Forward文件給他人時加註具體指示(如FYI,供參考等)
8. 寄給多人的郵件要註明誰負責什麼事項(清楚分工)
9. 收件人位置”To” ”CC””BCC”To是對收件人直接講;CC是知會者; BCC是不透露郵址
《不宜Don't
1. 避免每次手輸入電郵郵址(容易出錯和寄不到)
2. 內容不宜涉及他人隱私(重複檢閱後才發郵電,時間是在你方)
3. 內容不宜涉及個人情緒(郵電可能外洩和落在他人手上)
4. 避免不需要的Forward(不是每件事都要和他人分享)
5. 避免開啟不認識者的附件(預防中毒)
《回覆電郵需注意事項》
在日常的收發電子郵件中,回復電郵是個很重要的環節,一旦處理不當,而郵件已發出,可能令你很尷尬和有“後悔莫及”的感覺。以下是一般需要注意的事項:
1. 禮貌上必須按時回答電郵。
2. 注意《reply》或《reply to all》《forward
Reply:只回復給來信的人。
Reply to all: 回答所有在名單上的人們。
       Forward: 轉寄給他人。
3. 不必回覆或轉寄給不需要看的人們。
4. 注意來電之題目(必要時可更改)
5. 簡短的回答總比不回答好。(表示你與對方的互動)
6. 回答內容不要離題。
7. 如要講其他的話題,用另外一段句來表達。
8. 回答完畢,再三返閱讀才寄出。

1 comment:

  1. 這是一个非常, 非常好的用電郵習慣. 多谢偉强同学的忠告. 希望各位同学都留意. 完全是有好處而冇壊!

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